Manual

Sistema Presença – Manual Resumido –

(Versão 09/04/2012)

Visão Inicial do Sistema Presença:

O primeiro passo para entrar no Sistema Presença é acessar a URL: http://frequenciaescolarpbf.mec.gov.br onde o usuário verá a seguinte tela:

Para efetuar o login basta o usuário digitar o seu número PIS/PASEP/NIS, sua senha e clicar em enviar.

Caso você não saiba o número de seu PIS/PASEP/NIS poderá localizar pelo site: http://www.dataprev.gov.br/servicos/cadint/cadint.html preenchendo os seguintes campos:

• Nome Completo;
• Data de Nascimento;
• Nome da Mãe;
• Nº. CPF;
• Nº. RG.

Após o preenchimento desses dados clique em CONFIRMA. Caso você não tenha PIS/PASEP será direcionado para a tela de cadastro. Caso já tenha PIS/PASEP será direcionado para a tela em que aparece seu número de inscrição.

O “MENU” está localizado no lado esquerdo da tela inicial e reúne todas as funções do siste­ma, facilitando assim a utilização por parte do usuário.

Cada perfil de usuário possui uma determinada configuração de menu:

Imagem menu do perfil Operador Municipal Auxiliar (Operador GIAE)	Imagem menu do perfil Operador Diretor Escolar Estadual (Operador Escola)

Descrição dos itens do MENU:

- Manual do Sistema e do Diretor Escolar: Contem a versão em PDF do manual completo para visualização e impressão;

- Visualizar Cartilha: Contem a publicação feita no 1º semestre de 2010 referente ao acompanhamento da frequência escolar de crianças e jovens em vulnerabilidade – Condicionalidades do Programa Bolsa Família. Disponível para visualização e impressão.

- Alterar Senha: Permite que o usuário altere a senha atual utilizada no sistema.

- Visualizar Quadro de Aviso: Contem informações que são disponibilizadas periodicamente, pela equipe da frequ­ência escolar/MEC, referentes ao sistema.

- Imprimir Formulário: Opção para impressão dos formulários entregues nas escolas, caso a escola não tenha como registrar a freqüência online.

- Tabela de motivos: Glossário explicativo de cada código/motivo de baixa frequência.

- Transferir Aluno: Essa funcionalidade tem como objetivo solicitar a transferência de alunos de outros municípios para seu município

- Registrar Frequência por Aluno: Opção onde será registrada a freqüência dos alunos.

- Relatório de Frequência por NIS: Utilizado para gerar relatórios de frequência dos beneficiários através do NIS.

- Relatório Gerencial: Relatório para verificação e acompanhamento dos percentuais informados do registro da frequência dos alunos beneficiários.

- Relatório por motivo de baixa frequência: Utilizado para gerar relatórios com os motivos de baixa frequência informados.

- Sair: Efetuar Logoff (sair) do sistema.

- Alterar Série: Opção para alterar série dos alunos em bloco.

- Arquivo de Sugestões de Escolas: Planilha Excel contendo NIS, nome do aluno e escola sugerida para confirmação ou não de matrícula.

- Alunos encontrados IO: Relatório contendo NIS, nome do aluno e escola sugerida para confirmação ou não de matrícula.

- Parceria Programa Mais Educação x PBF:

Detalhamento dos itens relacionados aos procedimentos de registro da freqüência e movimentação de alunos

• Transferir Aluno:

Clique na função “Transferir Aluno”

Essa opção permite solicitar a transferência de alunos de outros municípios para seu município. A transferência será efetivada somente após autori­zação do município de origem do aluno. Observe o detalhamento das telas abaixo:

Busca por NIS:

Busca Avançada:

Transferências Recebidas:

Ao clicar no nome do aluno, aparecerá a tela com os procedimentos necessários:

Transferências Enviadas:

Ao clicar no nome do aluno, aparecerá a tela com os procedimentos necessários:

• Registrar Frequência por Aluno:

Clique na função “Registrar Frequencia por Aluno”

Essa opção contempla todos os procedimentos relacionados ao registro da freqüência dos alunos. Observe o detalhamento das telas abaixo:

Inicialmente aparecerá a tela contendo as opções abaixo. Selecione o tipo de registro de freqüência, lembrando que, se começar registrando pelos alunos de Freqüência 85%, ao final do processo deverá retornar a essa tela e realizar os procedimentos para os alunos de Freqüência 75%.

Nota importante:

- O público Freqüência 85% (antigo BFA) abrange os beneficiários de 6 a 15 anos.

- O público Freqüência 75% (antigo BVJ) abrange os beneficiários de 16 a 17 anos.

Ao selecionar a opção Freqüência 85% aparecem as telas de pendências da escola (aba de transferências e de Sugestões de escolas), caso apareça algum aluno listado, faz-se necessário realizar os procedimentos, conforme detalhamento a seguir:

Na tela Transferências: Se aparecer aluno listado clicar no nome do aluno:

Ao clicar no nome do aluno, aparecerá a tela com os procedimentos necessários:

Na tela Sugestões de escolas:

No Campo Buscar aluno: Aparecem opções conforme o perfil de acesso.

Perfil Operador GIAE e GPAE

Perfil Operador Escola

Abaixo dessa tela aparecem listagens conforme perfil de acesso:

• No perfil do Operador da GIAE e da GPAE aparecem, dentre outros dados, as listagens contendo os alunos que se encontram nas situações ENI, NLOC, ESI, INEX e em seguida a listagem das escolas para acompanhamento.

• No perfil do Operador da Escola aparece, dentre outros dados, a listagem da escola contendo os alunos para registro da freqüência e demais procedimentos:

Antes de iniciar o registro da freqüência, faz-se necessário a conferência da listagem de alunos, de modo a retirar aqueles que não pertencem à escola, conforme as opções a seguir:

Alterando a situação do aluno:

Quando o aluno não estiver matriculado na escola e não se sabe onde ele está estudando, o operador deve abrir a lista de opções em “situação de aluno”, que estarão disponíveis, para cada aluno, conforme seu perfil de acesso. Veja telas abaixo:

Perfil Operador da GRIAE e GPAA	Perfil Operador da Escola
Procedimento operador GRIAE ou GPAA: Selecione a opção NLOC para o aluno que não é da escola.	Procedimento operador Escola: Selecione a opção ENI para o aluno que não é da escola.

Após esses procedimentos, o aluno sairá da listagem da escola imediatamente. Caso o operador da escola adote essa situação indevidamente, deverá solicitar o retorno do aluno para a escola ao Operador da GRIAE, pois somente ele terá o perfil necessário.

Alterando o código do INEP vinculado ao aluno:

Para retirar o aluno da escola, alterando o INEP, basta clicar sobre o ícone do Código INEP da escola, na listagem de alunos da escola.

A janela de alteração de escola será apresentada com os dados da escola atual (Município, UF, Nome da Escola e Código INEP) e a opção de busca da nova escola por INEP ou pela Locali­zação ou nome da escola.

Busca por INEP - Ao selecionar a busca por INEP, o campo para digitar o código será apresentado. Digi­te o novo INEP e clique em “Buscar”. Os dados da escola serão apresentados. Para confirmar a alteração, clique em “Alterar INEP”.

Busca por Localização Geográfica - Selecione a busca por Localização, selecione o Estado, o Município e a Escola. Clique no botão “Enviar” para alterar a escola do aluno.

Busca por Nome da Escola - Selecione a busca por Nome da Escola. Escolha o Estado, o município e digite o nome da escola que deseja localizar. Clique no botão “Buscar”. Selecione a escola desejada. Para confirmar a alteração, clique em “Alterar INEP”.

Lançando o percentual de baixa freqüência:

Após a conferência da listagem de alunos da escola, inicia-se o registro da freqüência, considerando as regras a seguir:

Alunos com baixa frequência

BFA - Se há na escola aluno, de 06 a 15 anos, com freqüência inferior a 85%, deve-se registrar o percentual da freqüência, (vide tabela de percentual de freqüência), registrar o motivo das faltas (vide tabela de motivos) e clicar em Enviar para confirmar o registro da freqüência.

BVJ – Se há na escola aluno, de 16 a 17 anos, com freqüência inferior a 75%, deve-se registrar o percentual da freqüência, (vide tabela de percentual de freqüência), registrar o motivo das faltas (vide tabela de motivos) e clicar em Enviar para confirmar o registro da freqüência. Observe os campos da tela a seguir:

Listagem de Alunos da Escola:

Como calcular o quantitativo de faltas:

O quantitativo de faltas não justificadas é calculado de acordo com a especificação abaixo:

• 1º ao 5º ano do EF: conta-se o número de dias letivos que o aluno faltou no mês apurado;
• 6º ao 9º do EF e EM: Faz-se o somatório de faltas por disciplina, no mês apurado, e divide pelo número de aulas por dia.

Exemplo:

7 faltas Mat + 5 faltas Hist + 5 faltas Ing + 5 faltas CSB + 8 faltas Port = 30 faltas mês.

30 faltas : 6 (nº de aulas por dia) = 5 faltas no mês)

Observe nas tabelas a seguir como adotar o percentual de freqüência:

TABELA 1 – Alunos de 06 a 15 anos (Frequencia 85% - antigo BFA): Identifique a quantidade de dias letivos do mês e adote o percentual adequado conforme a quantidade de faltas que o aluno obteve.
TABELA 1 - PERCENTUAL DE FREQUÊNCIA - PROGRAMA BOLSA FAMÍLIA - Ano 2012 - Frequencia 85% (antigo BFA)
Qt. Dias Letivos	Quantidade de Faltas
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25
1	0
2	50	0
3	67	33	0
4	75	50	25	0
5	80	60	40	20	0
6	83	67	50	33	17	0
7		71	57	43	29	14	0
8		75	63	50	38	25	13	0
9		78	67	56	44	33	22	11	0
10		80	70	60	50	40	30	20	10	0
11		82	73	64	55	45	36	27	18	9	0
12		83	75	67	58	50	42	33	25	17	8	0
13			77	69	62	54	46	38	31	23	15	8	0
14			79	71	64	57	50	43	36	29	21	14	7	0
15			80	73	67	60	53	47	40	33	27	20	13	7	0
16			81	75	69	63	56	50	44	38	31	25	19	13	6	0
17			82	76	71	65	59	53	47	41	35	29	24	18	12	6	0
18			83	78	72	67	61	56	50	44	39	33	28	22	17	11	6	0
19			84	79	74	68	63	58	53	47	42	37	32	26	21	16	11	5	0
20				80	75	70	65	60	55	50	45	40	35	30	25	20	15	10	5	0
21				81	76	71	67	62	57	52	48	43	38	33	29	24	19	14	10	5	0
22				82	77	73	68	64	59	55	50	45	41	36	32	27	23	18	14	9	5	0
23				83	78	74	70	65	61	57	52	48	43	39	35	30	26	22	17	13	9	4	0
24				83	79	75	71	67	63	58	54	50	46	42	38	33	29	25	21	17	13	8	4	0
25				84	80	76	72	68	64	60	56	52	48	44	40	36	32	28	24	20	16	12	8	4	0

TABELA 2 – Alunos de 16 a 17 anos (Frequencia 75% - antigo BFJ):

Identifique a quantidade de dias letivos do mês e adote o percentual adequado conforme a quantidade de faltas que o aluno obteve.

TABELA 2 - PERCENTUAL DE FREQUÊNCIA - PROGRAMA BOLSA FAMÍLIA - Ano 2012 - Frequencia 75% (antigo BFJ)
Qt. Dias Letivos	Quantidade de Faltas
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25
1	0
2	50	0
3	67	33	0
4		50	25	0
5		60	40	20	0
6		67	50	33	17	0
7		71	57	43	29	14	0
8			63	50	38	25	13	0
9			67	56	44	33	22	11	0
10			70	60	50	40	30	20	10	0
11			73	64	55	45	36	27	18	9	0
12				67	58	50	42	33	25	17	8	0
13				69	62	54	46	38	31	23	15	8	0
14				71	64	57	50	43	36	29	21	14	7	0
15				73	67	60	53	47	40	33	27	20	13	7	0
16					69	63	56	50	44	38	31	25	19	13	6	0
17					71	65	59	53	47	41	35	29	24	18	12	6	0
18					72	67	61	56	50	44	39	33	28	22	17	11	6	0
19					74	68	63	58	53	47	42	37	32	26	21	16	11	5	0
20						70	65	60	55	50	45	40	35	30	25	20	15	10	5	0
21						71	67	62	57	52	48	43	38	33	29	24	19	14	10	5	0
22						73	68	64	59	55	50	45	41	36	32	27	23	18	14	9	5	0
23						74	70	65	61	57	52	48	43	39	35	30	26	22	17	13	9	4	0
24							71	67	63	58	54	50	46	42	38	33	29	25	21	17	13	8	4	0
25							72	68	64	60	56	52	48	44	40	36	32	28	24	20	16	12	8	4	0

Tela Motivos de baixa freqüência:

Após o registro do percentual de baixa freqüência, faz-se necessário adotar o motivo adequado a cada caso. Vide tela abaixo:

Como adotar motivo de baixa freqüência:

Antes de adotar o motivo de baixa freqüência observe as orientações constantes do detalhamento de cada motivo. Basta clicar no símbolo à direita de cada motivo para visualizar as orientações. Observe a tela a seguir:

Após enviar a freqüência dos alunos faltosos, o sistema adotará automaticamente o percentual de 99% (freqüência integral), para os demais alunos da escola, podendo ser alterado caso necessário enquanto o período de lançamento estiver aberto.

Alunos com frequência integral – igual ou superior ao exigido pelas regras do Programa Bolsa Família-PBF

Se todos os alunos da escola, BFA ou BVJ obtiverem freqüência superior ao percentual exigido, deve-se deixar em branco os campos de registro do percentual e clicar em “Enviar”. Feito isso, o sistema registrará freqüência integral (99%) para todos os alunos da escola.

Atenção: Considerando a mobilidade de alunos entre escolas, faz-se necessário verificar semanalmente a listagem da escola, tendo em vista a possibilidade de entrada de novos alunos.

Alterando a série do aluno:

Durante ou após o registro da freqüência o operador poderá alterar a série, se necessário. Há duas formas disponíveis: individual ou em bloco.

• Procedimento individual:

Para alterar a série do aluno, basta clicar sobre o ícone (lápis) que consta em cada aluno da listagem da escola, conforme imagem abaixo:

A janela de alteração de série será apresentada. Selecione a nova série do aluno e clique no botão “Alterar Série”.

• Procedimento em bloco:

O acesso a essa opção se encontra disponível no menu inicial, somente no perfil do Operador Diretor Escolar Estadual, item “Alterar Série”,.

magem menu do perfil Operador Diretor Escolar Estadual (Operador Escola)

Ao clicar em alterar Série aparecerá a seguinte tela:

Selecione a opção desejada e clique no nome da escola. Lembrando que se começar alterando os alunos de Freqüência 85% após a conclusão altere os alunos de Freqüência 75%.

Em seguida aparecerá a tela para realização dos procedimentos:

Nessa tela aparecem diversas possibilidades para alteração de série:

• Alterar a série apenas para os alunos selecionados ou para todos os alunos da escola;
• Avançar ou retroceder série ou ir para a série.

Contato: GIAE

Telefones da Gerência  de Assistência ao Aluno – GIAE/SEDF:

• 3901-66OO